Wie schön, dass ihr euch dafür entschieden habt euch das Ja-Wort zu geben. Bevor ihr dafür eure Hochzeitseinladung versenden könnt braucht es noch etwas an Informationen. Daher ist es ganz wichtig, dass ihr vor der Hochzeitseinladung erstmal eine Save-the-Date Karte an eure Gäste versendet. Für die Save-the-Date Karte gibt es keinen definierten Zeitraum, in dem ihr diese versenden müsst. Sobald ihr euer Hochzeitsdatum und die dazugehörige(n) Location(s) fix gemacht habt, heißt es ab die Post für die Save-the-Date Karten. Je nachdem, ob die Gäste auch für die standesamtliche Trauung eingeladen sind oder ob die standesamtliche Trauung am selben Tag wie die Hochzeitsfeier stattfindet etc. können die Kriterien für das Versenden der Save-the-Date Karten abweichen. Ich würde euch aber raten, die verfügbaren Hochzeitsdaten bei dem Standesamt und euren Wunschlocations zu erfragen und anhand dessen eurer Hochzeitsdatum zu definieren. Wenn ihr euch ein Hochzeitsdatum im Vorhinein in den Kopf setzt, ist es natürlich nicht unmöglich dafür einen verfügbaren Tag im Standesamt oder einer Location zu finden, aber es wird euch die Planung definitiv erschweren.
Wann versendet ihr eure Hochzeitseinladung?
Die Hochzeitseinladungen werden in der Regel ca. 4-6 Monate vor der Hochzeit versendet. Je nachdem wie weit ihr mit eurer Hochzeitsplanung seid, kann sich der Zeitpunkt auch verschieben. Aber auf was genau kommt es denn an? Bevor ihr die Hochzeitseinladung versenden könnt benötigt ihr ein paar mehr Infos als nur euer Hochzeitsdatum. Dabei könnt ihr euch an den folgenden Pflichtinformationen für eure Hochzeitseinladung orientieren.
Das MUSS in eure Hochzeitseinladung
Hochzeitsdatum
Das Hochzeitsdatum ist natürlich ein Muss in eurer Hochzeitseinladung und sollte direkt am am Anfang der Einladung kommuniziert werden. Und zwar so, dass es auch nicht leicht zu übersehen ist.
Location und Uhrzeit der Trauung/Sektempfangs
Vor allem dann, wenn eure Trauung und eure Hochzeitsfeier an zwei unterschiedlichen Locations stattfinden, kommuniziert ihr das ganz klar in der Einladung.
Am besten beginnt ihr erstmal mit der Location der Trauung. Nennt hierzu den Namen der Location, die Adresse dazu und wann es los geht. Nennt hier aber nicht die Uhrzeit bei der eure Trauung beginnt. Sondern gerne die Uhrzeit, zu der die Gäste schon vor Ort sein dürfen. Natürlich sollte es klar sein, dass man als Gast, vor allem bei einer Hochzeit, immer etwas früher erscheint. Aber damit kein Stress entsteht, dürfen die Gäste auch mal eine halbe Stunde früher vor Ort sein.
Kleiner Tipp am Rande: Um die Gäste hier bei Laune zuhalten bis es los geht, könnt ihr ihnen durch Servicepersonal schon mal Getränke anbieten. Gerade an heißen Sommertagen werden es eure Gäste euch danken. Eine andere Idee wäre zum Beispiel eine Brezel-Wall aufzustellen, da es bis zum Fingerfood beim Sektempfang ja noch etwas hin ist.
Wichtig: Findet der Sektempfang auch an einem extra Ort statt, dann kommuniziert dieses auch mit Name der Location, der Adresse und der Uhrzeit in eurer Einladungskarte.
Location und Uhrzeit der Hochzeitsfeier
Nachdem die Gäste jetzt schon mal wissen wo die Trauung und der Sektempfang stattfinden wird, müssen sie natürlich noch wissen wo die Hochzeitsfeier stattfindet. Auch das kommuniziert ihr ähnlich wie die Informationen zur Trauung.
Mit einem passenden Überleitsatz wie „… ab 17:00 Uhr möchten wir dann mit euch in der Hofscheune vom Schloss Fasanerie ausgiebig feiern…“ könnt ihr euren Gäste mitteilen wie und wo es dann mit der Feier weitergeht. Auch hier ist es ganz wichtig den Namen der Location, die dazugehörige Adresse und die Uhrzeit zu nennen.
Hinweis: Es ist nicht selten, das manchmal mehr Gäste zur Trauung und zum anschließendem Sektempfang eingeladen sind als zur Hochzeitsfeier. Oder anders rum… dass zur Party abends nochmal ein Schwung mehr an Arbeitskollegen, Nachbarn oder Bekannte eingeladen sind. Hier macht es natürlich keinen Sinn an alle dieselbe Einladungskarte zu versenden. Gestalte hier zwei unterschiedliche Einladungen mit jeweils den passenden Informationen. Bei Partygästen könnt ihr euch aber auch die Kosten sparen und es reicht völlig aus, wenn ihr hierfür eine kleine feine Onlineeinladung erstellt und diese versendet.
Parkplatzmöglichkeiten
Gib deinen Gäste einen Hinweis zur Parkplatzsituation. Manchmal ist es ja gar nicht so einfach an einer Hochzeitslocation einen Parkplatz zu finden. Umso dankbarer sind dir deine Gäste, wenn du das vorher abgeklärt hast und sie dafür von euch eine Info erhalten. Andersrum gilt dies aber genauso… Wenn ihr extra Parkplatzmöglichkeiten für eure Gäste mit dazu gemietet habt, die euch extra Kosten verursacht habt, wäre es schade, wenn kein Gast davon weiß und diese somit nicht nutzt.
Informiert eure Gäste also. Dafür reicht ein kleiner Satz in der Einladung völlig aus.
Grober Tagesablauf
Ein grober Tagesablauf… das habt ihr bestimmt alle schon mal in einer Einladungskarte gesehen. Viele Brautpaar gestalten zum Beispiel neben oder unter den Einladungstext einen kleinen Zeitstrahl mit Symbolen und Uhrzeiten.
Hier kannst du zum Beispiel folgende Tagesplanpunkte integrieren:
- Trauung (Mögliche Symbole: Kirche, Ringe, Taube)
- Feierlocation (Mögliche Symbole: Stecknadel, Herz, Gebäude)
- Hochzeitstorte (Mögliche Symbole: Torte, Kaffeetasse, Cupcake)
- Dinner (Mögliche Symbole: Besteck, Teller, Gläser)
- Party (Mögliche Symbole: Musiknoten, Cocktailgläser, Mikrofon)
Antwort
Bitte vergesse diesen Punkt nicht! Gib deinen Gäste auf jeden Fall eine Frist bis zu welchem Datum sie euch eine finale Rückmeldung zugeben haben, ob sie kommen werden und mit wie vielen Personen sie kommen werden. Plan dieses Datum aber nicht kurz vor knapp. Setzt die Frist gerne 2-3 Wochen früher als nötig. Denn ich verspreche dir, du wirst bist zu deiner angegebenen Frist NICHT alle Rückmeldungen haben. Es gibt immer ein paar Ausreißer, die es nicht auf dem Schirm haben werden euch rechtzeitig Bescheid zu geben.
Die Folge daraus ist, dass ihr Probleme in eurer Planung bekommen werden. Denn so kleine Details können große Themen aufhalten. Zum Beispiel könnt ihr dann nicht die Buchung aller Hotelzimmers abschließen… oder ihr könnt den Sitzplan nicht weiter bearbeiten.. und und und.
Geschenkideen
Wer kennt es nicht… wie oft bekommt man etwas geschenkt, was man eigentlich gar nicht benötigt. Und vor allem bei Hochzeiten verschenken viele Gäste Deko-Artikel oder neue Wohnungsartikel für eure gemeinsame Wohnung. Aber seid mal ehrlich braucht ihr das alles? Oder trifft jeder euren Geschmack?
Macht es kurz und schmerzlos und kommuniziert durch einen charmanten Satz klar eure Wünsche. Das könnte zum Beispiel sowas sein:
„… und noch was: Macht euch die Geschenkesuche nicht zur Qual, Geld ist für uns die beste Wahl!“
Naa, das klingt doch gut oder?
Kontakt deiner Trauzeugen/Zeremonienmeisters
Kommuniziert unbedingt die Kontaktdaten eurer Trauzeugen oder eurer Hochzeitsplanerin unten auf der Einladung.
Zum einem ist dies wichtig, da ihr euch nicht um alles kümmern müsst! Holt euch Unterstützung und lasst euch helfen. Eure Hochzeitsplanerin ist sowieso über eure Pläne am besten im Bilde und kann daher euren Gäste jegliche Fragen beantworten. Aber auch eure Trauzeugen sind wohl am besten in eure Hochzeitspläne eingeweiht. Notiert also die Namen, Handynummer und/oder E-Mailadresse eurer Hochzeitsplanerin oder Trauzeugen zum Schluss oder auf die Rückseite eurer Einladungskarte und weist eure Gäste ausdrücklich darauf hin, dass sie sich für Fragen gerne bei Ihnen melden dürfen.
Zum anderen gibt es aber auch Themen, die ihr als Brautpaar nicht erfahren sollt. Auf jeder Hochzeit gibt es doch Überraschungen! Aber was passiert, wenn jeder Gast einfach still und heimlich für sich plant, sich nicht mit anderen abstimmt und am Ende passt es gar nicht in den Zeitplan oder es gibt Spiele doppelt? Vermeidet das! Vor allem ein Hochzeitsplaner hat den besten Überblick über euren Tagesplan. Eure Gäste dürfen ihre Überraschungen gerne mit dem Hochzeitsplaner besprechen, um eben zuschauen wann und wo es am besten in den Hochzeitstag passt.
Ihr solltet auf jeden Fall eine Person im Hintergrund haben, der einen Überblick über alle Gastbeiträge hat und diese Themen bei sich sammelt. So gelingt auch definitiv jede Überraschung 🙂
Das KANN in eure Hochzeitseinladung
Shuttle Service
Hier möchte ich euch ein reales Beispiel nennen, was auf einer Hochzeit schon mal passiert ist: Ein Brautpaar hat ihre Einladungskarte versendet, ohne die Gäste darauf hinzuweisen, dass es einen Shuttle Service geben wird. Hier passierte schon der erste Fehler: Wenn die Gäste nicht wissen, dass es einen Shuttle Service gibt, dann organisieren sie sich natürlich eine andere Mitfahrgelegenheit. Was danach passierte war aber noch viel schlimmer… Das Brautpaar hat bei ihrer Eröffnungsrede am Hochzeitstag die Hochzeitsgäste auch nicht darauf hingewiesen, dass ab 22:00 Uhr ein Shuttle Service vor der Tür steht. Ihr könnt euch denken was passiert ist oder? Der Shuttle Service stand die ganze Zeit vor der Tür ohne eine einzige Fahrt. 700€ aus dem Fenster geschmissen + die Gäste hatten den Stress, sich um eine Mitfahrgelegenheit zu kümmern.
Ihr merkt also welche Kleinigkeiten große Auswirkungen haben können.
Informiert also im Vorhinein eure Gäste über Fahrmöglichkeiten, für die ihr auch Geld bezahlt habt. Ihr erleichtert euren Gäste somit das Ganze und das Geld, was ihr bezahlt, lohnt sich wenigstens.
Übernachtungsmöglichkeiten
Wenn ihr für eure Gäste in der Hochzeitslocation oder in einem nahe liegendem Hotel ein Abrufkontingent eingerichtet habt, dann teilt ihnen das über die Einladungskarte mit. Nennt hierfür den Namen des Hotels und die Adresse.
Hier könnt ihr wie folgt vorgehen:
Ihr könnt mit dem Hotel ein Schlagwort vereinbaren, womit Gäste selbst ihr Hotelzimmer buchen können. Somit nennt ihr in der Einladung noch zusätzlich das Schlagwort und bis wann sie die Möglichkeit haben darauf ein Hotelzimmer zu buchen.
Eine andere Variante wäre ihr teilt in der Einladungskarte mit bis wann sie euch Bescheid geben sollen, wie viele Übernachtungen und Zimmer sie benötigen und ihr übernehmt die Buchungen für die Gäste.
Jetzt fragt ihr euch bestimmt wer die Hotelzimmer bezahlt. Das ist ganz euch überlassen. Viele Brautpaar spendieren den Gästen eine Nacht. Das kommt aber auch ganz darauf an, wie viele Gäste ein Zimmer benötigen und wie hoch euer Budget für die Hochzeit ist. Es ist aber auch völlig in Ordnung, wenn ihr euren Gäste ganz klar kommuniziert, dass die Hotelkosten selbst zu tragen sind.
*Was ist ein Abrufkontingent? Bei einem Abrufkontingent vereinbart ihr mit einem Hotel oder der Location eine bestimmte Anzahl von Zimmern zu einem festgelegten Preis, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt für euch reserviert sind. Diese Zimmer können von euch oder durch ein bestimmtes Schlagwort von den Gästen bis zu dem bestimmten Zeitpunkt gebucht werden. Nach Ablauf des vereinbarten Zeitpunktes verfallen die übrigen Zimmer in den freien Verkauf zurück und ihr bezahlt somit nur die fix reservierten Zimmer.
Dresscode
Falls ihr einen Dresscode habt, reicht hier ein kurzer Satz als Hinweis, damit es keinen Ausreißer gibt 🙂
Hochzeitswebseite
Ihr habt bestimmt schon gemerkt, es gibt hier einige Informationen, die ihr den Gäste vorher mitteilen solltet. Und vor allem gibt es auch einige Rückmeldungen, die ihr von den Gästen benötigt… wie zum Beispiel, ob sie kommen… mit wie vielen Personen sie kommen… brauchen sie ein Hotelzimmer… für wann brauchen sie ein Hotelzimmer usw. Um das noch einfacher zu händeln, erstellen sich viele Brautpaare eine eigene Webseite für ihre Hochzeit. Das hört sich erstmal hoch kompliziert an, ist es aber gar nicht.
Dazu könnt ihr zum Beispiel auf eure Einladung einen QR-Code versehen mit dem Hinweis, dass die Gäste hier noch mehr Informationen finden und ihre Rückmeldungen dort eintragen können.
Beachtet aber hier: Wenn ihr überwiegend ältere Gäste habt, ist dies für sie eher eine Belastung als eine Erleichterung.
Tipps zur Kleidung
Ihr als Brautpaar kennt eure Hochzeitslocation am besten und somit auch die Gegebenheiten dort. Wenn ihr zum Beispiel in einer alten Scheune feiert, die nicht beheizt ist, kann es auch mal zur späteren Stunde an heißen Sommertagen drinnen kühl werden.
Weißt eure Gäste also auf sowas hin und gebt ihnen den Tipp hier zur Not noch ein Jäckchen einzupacken.
Denn nichts ist schlimmer als frierende Gäste, die die Partystimmung ruinieren 😉
Aufbau einer Einladung: Musterbeispiel
Soo, das war jetzt viel Input für euch. Um das Ganze mal zu veranschaulichen, habe ich euch ein Muster erstellt. Dieses muss natürlich auf eure Umstände angepasst werden. Aber so könnte eure Hochzeitseinladung aussehen:
Liebe Lara, lieber Max,
am 15.03.2024 werden wir uns im Stadtschloss Fulda um 14:00 Uhr das Ja-Wort geben.
Wir laden Euch herzlich ein, diesen besonderen Moment mit uns gemeinsam zu teilen. Anschließend würden wir gerne mit euch im Obstgarten vom Schloss Fasanerie auf unsere Vermählung anstoßen.
Ab 17:00 Uhr möchten wir mit euch in der Hofscheune vom Schloss Fasanerie ausgiebig feiern.
Wir freuen uns sehr auf einen unvergesslichen Tag mit all unseren Liebsten und hoffen sehr, dass auch ihr dabei sein könnt.
ANTWORT
Gebt uns doch bitte bis zum 30.08.2023 Bescheid, ob wir mit Euch rechnen können.
ADRESSE
Trauung: Stadtschloss, Schlossstraße 1, 36037 Fulda
Sektanstoß: Obstgarten, Schloss Fasanerie, 36124 Eichenzell
Feier: Hofscheune, Schloss Fasanerie, 36124 Eichenzell
GESCHENKIDEEN
… und noch was: Macht euch die Geschenkesuche nicht zur Qual, Geld ist für uns die beste Wahl!
SHUTTLE-SERVICE
Außerdem haben wir einen Shuttle-Service, der euch von 23:00 Uhr bis 02:00 Uhr zur Verfügung steht
KONTAKT
Habt ihr Ideen, Beiträge oder Fragen, die wir nicht erfahren sollen?
Dann wendet euch bitte einfach an unsere Zeremonienmeisterin Sina Jentsch (anfrage@hochzeitsglueck-sinajentsch.de). Sie steht jederzeit gerne zur Verfügung.
Sandra & Tobi
Letzter Tipp für eure Hochzeitseinladung
Es gibt ganz viele tolle Anbieter, bei denen ihr Hochzeitseinladungen online bestellen könnt und eine große Auswahl an verschiedenen Designs haben. Hier meine drei beliebtesten Onlineanbieter:
Ganz viel Spaß beim Entwerfen eurer Hochzeitseinladungen!
Bildrechte: Laura Pioch Photography
